I. ВИХІДНА ІНФОРМАЦІЯ
Pact є міжнародною НУО, що має представництва в усьому світі, місія якої полягає в забезпеченні систематичних рішень, які дозволяють бідним та маргіналізованим верствам населення заробляти на гідне життя, бути здоровими та користуватися перевагами, що їх надає природа. Pact досягає цієї мети шляхом посилення місцевого потенціалу, формування ефективних систем управління та перетворення ринків на фактор розвитку. Починаючи з 2006 року, Pact працює в Україні у сферах управління, розвитку потенціалу та охорони здоров’я. Спираючись на десятилітній досвід, ми вирішуємо ключові проблеми, що постають перед організаціями громадянського суспільства в Україні.
Цей запит пропозиції є частиною Програми сприяння громадській активності «Долучайся!» (Програма «Долучайся!»), яку впроваджує Pact. Метою Програми «Долучайся!» є підвищення обізнаності громадян про громадську діяльність та їхнє залучення до неї на національному, регіональному і локальному рівнях.
Програма «Долучайся!» працює з 2016 року, надаючи підтримку місцевим коаліціям по всій Україні для залучення громадян до громадянської освіти, антикорупційних і демократичних реформ, місцевих адвокаційних кампаній, та ініціатив для захисту вразливих груп. Місцеві групи громадянського суспільства за підтримки «Долучайся!» ефективно адвокатували за зміни політик на національному та місцевому рівнях у сферах протидії корупції, сприяння європейській інтеграції, та вирішення нагальних проблем місцевих громад. Після повномасштабного вторгнення Росії в лютому 2022 року, Програма «Долучайся!» зосередила свою діяльність на підтримці партнерських організацій громадянського суспільства адаптуватися до викликів складного середовища, залишатися ефективними, актуальними та допомагати іншим ОГС, державним установам та українським громадянам, які постраждали від війни. Пакт має на меті продовжувати розвивати потенціал партнерських ОГС Програми «Долучайся!», щоб підвищити їх стійкість для адаптації до змінюваного середовища.
Цей запит запрошує українських консультантів та консорціуми українських консультантів або українські компанії надати пропозиції щодо надання послуг, як описано нижче.
II. ОБСЯГ РОБІТ
Мета:
Надати громадським інституційним організаціям-партнерам Програми «Долучайся!» знання та навички для забезпечення їх адаптивних спроможностей.
Цілі:
- Провести принаймні три онлайн тренінги для громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!» для розвитку та зміцнення їх адаптивних спроможностей для:
– Перегляду своєї існуючої організаційної інфраструктури у відповідь на зміну робочого середовища;
– Адаптації внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політик та процесів;
– Створення резервних рішень як для організаційної інфраструктури, так і для процесів у кризових і надзвичайних ситуаціях;
– Програмної адаптації та відстеження результатів діяльності організації, досягнутих під час цієї адаптації;
– Налаштування зовнішньої комунікації, відносин із зацікавленими сторонами для досягнення цілей організації.
Обов’язки та відповідальність:
Завдання 1: Розробити план серії з щонайменше трьох онлайн тренінгів для громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!». Він має включати, але не обмежуватись:
- запропоновані теми, що охоплюють перегляд існуючої організаційної інфраструктури у відповідь на зміну робочого середовища; адаптацію внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політики та процесів; створення резервних рішень як для організаційної інфраструктури, так і для процесів у кризових і надзвичайних ситуаціях; програмну адаптацію та відстеження результатів діяльності організації, досягнутих під час цієї адаптації; налаштування зовнішньої комунікації, відносини із зацікавленими сторонами для досягнення цілей організації.
- формат тренінгів, тривалість, часові рамки та програму тренінгів;
- очікувані результати та методи оцінки досягнення цих результатів.
Завдання 2: Підготувати програми, роздаткові матеріали та форми оцінювання для тренінгів.
Завдання 3: Провести принаймні три онлайн тренінги для громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!».
Завдання 4: Підготувати фінальний звіт щодо проведених тренінгів, включно з рекомендаціями щодо вдосконалення адаптивного менеджменту для громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!» (англійською мовою).
Передбачається, що тренінги будуть проводитимуться українською мовою. Пакт передбачає, що представники 30 громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!» візьмуть участь у тренінгах.
Тренінги мають будуватися з точки зору діяльності організацій громадянського суспільства в Україні, для забезпечення їх адаптивних спроможностей.
Результати роботи:
- Остаточна концепція серії з щонайменше трьох онлайн тренінгів щодо перегляду існуючої організаційної інфраструктури у відповідь на зміну робочого середовища; адаптацію внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політики та процесів; створення резервних рішень як для організаційної інфраструктури, так і для процесів у кризових і надзвичайних ситуаціях; програмну адаптацію та відстеження результатів діяльності організації, досягнутих під час цієї адаптації; налаштування зовнішньої комунікації, відносини із зацікавленими сторонами для досягнення цілей організації.
- Програми, презентації, роздаткові матеріали, форми оцінювання та пакети обов’язкової літератури індивідуальні для кожного тренінгу.
- Провести не менше трьох онлайн тренінгів.
- Розробити звіт про кожен тренінг, включаючи список учасників, форми оцінювання, відеозапис.
- Розробити фінальний звіт , включно з рекомендаціями щодо вдосконалення адаптивного менеджменту для громадських організацій-інституційних партнерів Програми «Долучайся!» (англійською мовою).
Місце виконання: Запитувані послуги мають бути надані в Україні.
Період виконання: Запитувані послуги мають бути надані з 1 Квітня – 30 Вересня 2024р.
Вимоги до заявників:
- Знання щодо перегляду існуючої організаційної інфраструктури у відповідь на зміну робочого середовища; адаптацію внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політики та процесів; створення резервних рішень як для організаційної інфраструктури, так і для процесів у кризових і надзвичайних ситуаціях; програмну адаптацію та відстеження результатів діяльності організації, досягнутих під час цієї адаптації; налаштування зовнішньої комунікації, відносини із зацікавленими сторонами для досягнення цілей організації, пов’язані з діяльністю організацій громадянського суспільства в Україні.
- Досвід проведення тренінгів, консультацій, організаційної оцінки щодо перегляду існуючої організаційної інфраструктури у відповідь на зміну робочого середовища; адаптацію внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політики та процесів; створення резервних рішень як для організаційної інфраструктури, так і для процесів у кризових і надзвичайних ситуаціях; програмну адаптацію та відстеження результатів діяльності організації, досягнутих під час цієї адаптації; налаштування зовнішньої комунікації, відносини із зацікавленими сторонами для досягнення цілей організації, пов’язані з діяльністю організацій громадянського суспільства в Україні.
- Технічні знання, навички та досвід у розробці та організації тренінгових сесій, тренінгів, консультацій як онлайн, так і офлайн.
- Досвід проведення кабінетних досліджень та напів-структурованих інтерв’ю, розробки форм оцінювання та інших інструментів оцінювання, уміння їх аналізувати та розробляти добре структурований і послідовний звіт.
- Відмінні навички письма та презентації.
- Бажано вільне володіння англійською мовою.
III. ІНСТРУКЦІЯ З ПОДАННЯ
A. Подання запитань: усі запитання чи роз’яснення щодо цього Запиту Пропозицій мають бути в письмовій формі та надіслані на kbondar@pactworld.org не пізніше 17:00 04 Березня 2024 року. Запитання та запити на роз’яснення, а також відповіді на них будуть розіслані всім, хто виявили інтерес до цього Запиту Пропозицій.
B. Документація, необхідна для подання заявки :
- Резюме/CV. Короткий профіль основного заявника/керівника групи, що демонструє знання та досвід відповідно мети та завдань цього Запиту.
- Резюме консультанта(ів) або експерта(ів), залучених до виконання завдань додатково до основного заявника.
- Технічна пропозиція: План серії щонайменше трьох тренінгів, що включає:
– запропоновані теми, що охоплюють найважливіші сфери перегляду існуючої організаційної інфраструктури; внутрішньої діяльності, комунікації, прийняття рішень, політик та процесів; створення резервних рішень для інфраструктури та процесів; програмної адаптації та відстеження результатів діяльності організації; зовнішньої комунікації, відносин, пов’язані з діяльністю організацій громадянського суспільства в Україні.
– формат тренінгів, тривалість, часові рамки та проект програми хоча б одного тренінгу.
– На першій сторінці пропозиції має використовуватися титульний аркуш пропозиції згідно з Додатком 1.
- Фінансова пропозиція (у валюті гривні): Чітко вказано LOE із запитуваною ставкою за одиницю (за результат і/або за день/годину) для консультантів.
Pact може вимагати додаткову, більш детальну інформацію про бюджет перед укладенням субпідряду.
C. Подання пропозицій: Кінцевий термін подання пропозицій – 18 Березня 2024 р. Подання необхідно надсилати лише в електронному форматі (у форматі PDF або Microsoft Word і Excel) на адресу kbondar@pactworld.org . Пропозиції послуг консультанта (або лідера групи консультантів) слід подавати від приватних підприємців-консультантів (якщо є така можливість).
Пропозиції заявників не повинні містити жодних зайвих рекламних матеріалів або складних форматів презентацій (бажано чорно-білі). Учасники пропозиції не повинні подавати заархівовані файли. Ті сторінки, які вимагають оригінальних підписів вручну, слід відсканувати та надіслати у форматі PDF у вигляді вкладення електронної пошти. Технічна пропозиція та пропозиція щодо вартості повинні зберігатись окремо одна від одної. Будь ласка, вкажіть номер та назву Запиту Пропозицій у темі електронного листа. Учасники тендеру несуть відповідальність за те, щоб їхні пропозиції були отримані відповідно до інструкцій, викладених у цьому документі. Запізнілі пропозиції можуть бути розглянуті на розсуд Pact. Pact не може гарантувати, що пропозиції, які пройшли пізніше, будуть розглянуті.
IV. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ
A. Процес перевірки. Pact створить відбірковий комітет, до якого увійдуть представники різних відділів компанії та зовнішні спеціалісти, якщо це необхідно. Усі технічні рецензенти пройдуть процес перевірки, щоб усунути будь-який конфлікт інтересів. Оцінка базуватиметься на критеріях, викладених у Розділі B. Критерії оцінки.
B. Критерії оцінювання. Нагорода буде визначена Комітетом з відбору на основі критеріїв, викладених нижче, як показано в пропозиції Учасника пропозиції. Розглядатимуться лише пропозиції, які відповідають вимогам конкурсу. Цей Запит Пропозицій використовуватиме процес компромісу для визначення найкращої вартості. Це означає, що кожну пропозицію буде оцінено та оцінено відповідно до наведених нижче критеріїв оцінки та очікувань, які наведено в нижче:
- Кваліфікація (компетентність заявника та здатність виконувати завдання, викладені в цьому Запиті Пропозицій) – 40 балів
- Технічна пропозиція (Вичерпність, послідовність, актуальність запропонованої концепції) – 40 балів
- Пропозиція вартості (Економічна ефективність) – 20 балів
V. ПОЛОЖЕННЯ ТА УМОВИ
A. Відмови від відповідальності
- Pact зберігає за собою право в будь-який момент на власний розсуд змінювати умови цього конкурсу шляхом письмового повідомлення. Pact може в будь-який момент скасувати конкурс.
- Pact може відхилити будь-яку одержану пропозицію або їх усі.
- Оприлюднення оголошення про конкурс не являє собою зобов’язання з боку Pact щодо укладення договору.
- Pact зберігає за собою право не допустити до участі у конкурсі будь-яку пропозицію на підставі неспроможності заявника дотримуватися вимог конкурсу.
- Pact не надає заявникам компенсації витрат, пов’язаних із участю в цьому конкурсі.
- Pact залишає за собою право укладати договори на основі початкового оцінювання пропозицій без їх подальшого обговорення.
- Pact може вирішити присудити фінансування тільки частини обсягу робіт, поданих на конкурсний розгляд, або укласти кілька договорів з метою виконання необхідного обсягу робіт.
- Щоб сприяти конкуренції, Pact залишає за собою право не зважати на деякі невеликі недоліки у пропозиції, які може бути виправлено до того, як буде прийнято рішення про укладення договорів.
- Pact може звертатися до заявників, щоб уточнити дані про контактну особу, адресу, а також факт подання пропозиції на цей конкурс.
- Pact може без повідомлення заявника, звертатися по відгуки щодо минулих результатів його діяльності до осіб або інстанцій, зазначених у переліку рекомендацій. Pact також залишає за собою право звертатися до інших джерел інформації щодо минулих результатів діяльності заявника, не зазначених ним у пропозиції.
- Подаючи пропозицію, заявник тим самим підтверджує своє розуміння умов конкурсу.
- Інформація, що стосується заявника, і отримана від нього внаслідок участі в цьому конкурсі, є конфіденційною. Заявник, надає згоду на розкриття інформації, що міститься в наданих ним документах, експертам, залученим до оцінки у процесі відбору. Звертаємо вашу увагу на те, що всі експерти несуть зобов’язання за угодами про нерозголошення інформації.